A terceirização de serviços como limpeza e conservação, vigilância ou recepção pode facilitar muito o trabalho do RH de sua empresa. E se você é síndico de um condomínio, a contratação desses mesmos serviços, além de portaria remota ou presencial, também pode fazer toda a diferença em seu dia a dia.
Por isso, para ajudar a escolher uma boa empresa para realizar esses serviços, apresentamos 5 dicas para fazer uma boa cotação de serviços terceirizados. Confira!
Veja o resumo deste conteúdo
1. Selecione previamente as empresas a serem cotadas
Antes de estabelecer qualquer contato, é preciso selecionar quais serão as empresas de serviços terceirizados. Para isso, é importante conferir o site das empresas da área, como a Intersept, observar os produtos e serviços oferecidos, assim como o tempo de atividade no mercado e outras informações que demonstrem qualidade.
É interessante selecionar ao menos cinco empresas para fazer a cotação. Assim, ainda que uma ou duas delas não cumpram os requisitos da cotação, ainda sobram ao menos três empresas para comparar orçamentos.
2. Descreva claramente os itens da cotação de serviços terceirizados
Para que o serviço a ser realizado seja corretamente orçado pelas empresas consultadas, é essencial que sua solicitação seja clara, simples e completa. É importante detalhar ao máximo os serviços que precisarão ser realizados – mas mantenha a objetividade, para que a solicitação não fique confusa ou extensa demais.
É possível, ainda, enviar algumas fotos, caso julgue necessário, ou mesmo um documento com detalhes técnicos a serem considerados na hora de elaborar o orçamento, esclarecendo ainda mais os serviços a serem prestados pela empresa participante da cotação de serviços terceirizados.
3. Estabeleça prazos de retorno de orçamentos
Ao comunicar-se com as empresas terceirizadas, estabeleça um prazo para que os orçamentos sejam enviados. Dessa maneira, você pode programar um momento para analisar de todos os orçamentos juntos.
Considere, para estabelecer esse prazo, que uma cotação de serviços terceirizados que exija a visita de um técnico deve ter ao menos 2 semanas de prazo. E, ao agendar a visita de qualquer técnico ou prestador de serviço, solicite seu nome completo e número de documento, para que, quando ele comparecer à sua empresa ou ao seu condomínio, essas informações possam ser conferidas.
4. Elabore critérios para selecionar a melhor empresa terceirizada
Antes de receber os orçamentos, elabore critérios para selecionar uma das empresas envolvidas em sua cotação de serviços terceirizados. É essencial que esses critérios sejam claros e correspondam com as necessidades de sua empresa ou condomínio.
Para isso, lembre-se de que o preço não pode ser seu único critério de escolha, visto que preços muito abaixo do mercado podem indicar má qualidade. Considere as referências das empresas cotadas e dos produtos e serviços por elas oferecidos.
Verifique, também, se a empresa cumpre todos os encargos trabalhistas e se está em dia com os impostos e pagamentos. Ainda que não seja responsabilidade de sua empresa ou condomínio realizar esses pagamentos, é essencial certificar-se de que eles estão sendo feitos, para evitar problemas futuros.
Confira se as empresas de sua cotação de serviços terceirizados cumprem todas as normas de Segurança do Trabalho necessárias para garantir a proteção dos trabalhadores que realizarão os serviços.
Observe, ainda, os diferenciais oferecidos pelas empresas cotadas e o atendimento prestado por elas durante o processo de cotação. Esses pontos também podem ser bastante relevantes para a escolha da empresa terceirizada mais adequada às suas necessidades.
5. Encerre o processo de cotação de serviços terceirizados
Ao selecionar uma das empresas cotadas, com base nos critérios elaborados por você, certifique-se de que todas as garantias, diferenciais e benefícios oferecidos constam no contrato de prestação de serviços. Esse é um fator importante e que evitará problemas futuros.
Além disso, contate as empresas que não foram selecionadas. Se possível, envie um pequeno feedback, explicando o que fez você não escolher a empresa. Ainda que pareça tempo perdido, esse retorno dado às empresas pode ser fundamental para manter um bom relacionamento com elas, deixando abertas outras possibilidades.
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