As tecnologias têm estado cada vez mais presentes no dia a dia das pessoas, alterando hábitos de consumo, formas de se relacionar e tomadas de decisão. E com as relações entre condôminos não poderia ser diferente.
Assim, a assembleia virtual, uma possibilidade de tomada de decisão facilitada pelas tecnologias, tem ganhado força, especialmente em tempos de distanciamento social. Por isso, neste post vamos apresentar algumas dicas de como organizar uma assembleia virtual em seu condomínio. Confira!
Veja o resumo deste conteúdo
O que é e por que fazer uma assembleia virtual?
Existem basicamente dois formatos para a realização de uma assembleia virtual: o formato ao vivo, realizado por meio de uma chamada de vídeo e com a presença simultânea dos condôminos, e o formato aberto, em que a votação e a discussão das pautas são realizadas por meio de uma plataforma ou aplicativo de gerenciamento de condomínio, dentro de determinado período de tempo.
A realização de uma assembleia virtual, especialmente no formato aberto, pode aumentar consideravelmente o envolvimento dos condôminos nas decisões que impactam o bem-estar e a convivência de todos.
Além disso, a assembleia virtual permite uma votação mais objetiva e direta, evitando discussões acaloradas e desvios de tema. Fica muito mais fácil tomar decisões de forma conjunta.
E não se esqueça de que o App Intersept Condomínio conta agora com a função Assembleia Online, que permite a realização de assembleias de condomínio nesse formato aberto.
O que é necessário para a realização de uma assembleia virtual?
Antes de realizar uma assembleia virtual, é importante observar alguns pontos, a fim de garantir que sua realização será legal e eficaz. Confira as dicas que separamos para você!
Certifique-se de que a convenção do condomínio não proíbe a realização de assembleia virtual
Por mais que a assembleia virtual já seja uma modalidade discutida há tempos, sua realização tornou-se mais comum em tempos de afastamento social. Isso porque essa foi a forma encontrada por inúmeros síndicos e administradoras de condomínio para garantir o bom andamento das decisões condominiais.
No entanto, algumas convenções de condomínio e regimentos internos proíbem a realização dessa modalidade de assembleia. Outros, no entanto, apenas não preveem essa realização. Verifique como isso aparece – ou não – na convenção de seu condomínio.
Esteja familiarizado com o funcionamento e as possibilidades da ferramenta a ser utilizada
Antes de convocar a assembleia, procure estar familiarizado com o funcionamento do aplicativo ou plataforma em que a assembleia virtual será realizada. Isso porque será necessário explicar o funcionamento aos condôminos antes da realização da assembleia, para que tudo corra dentro das conformidades.
Seja claro na elaboração do edital de convocação e das pautas de discussão
Assim como na realização de assembleias presenciais, a assembleia virtual também demanda clareza na elaboração tanto do edital de convocação como das pautas de discussão.
Quanto ao edital, é preciso constar nele a forma como será realizada a assembleia, os prazos e formas de votação e as pautas a serem votadas – como eleição de síndico, redução de custos do condomínio, manutenções preventivas de áreas comuns, entre outras.
Quanto às pautas, é preciso disponibilizar a maior riqueza de detalhes possível, para que os condôminos possam compreender bem as opções e votar de forma consciente. Por isso, procure anexar fotos e explicações sobre os assuntos a serem votados e se coloque à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas.
Esclareça as dúvidas dos condôminos o mais rápido possível
É essencial, no modelo aberto de assembleia virtual, que as dúvidas levantadas pelos condôminos sejam respondidas o mais rápido possível. Além disso, é importante que as respostas fiquem visíveis a todos os participantes, pois outras pessoas podem ter as mesmas dúvidas já levantadas.
Não esqueça de registrar a assembleia virtual em cartório
Também de forma semelhante ao que acontece com as assembleias presenciais, a assembleia virtual deve ser registrada em cartório, garantindo o valor legal das decisões tomadas.
Para isso, é possível imprimir os relatórios de participação, as discussões sobre os pontos de pauta e as informações sobre os assuntos discutidos, assim como o edital de convocação e a ata da assembleia, e levar todos esses documentos ao cartório para registro.
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